Les obligations légales avant et après l’embauche

L’embauche d’une personne dans une entreprise nécessite plusieurs formalités administratives auxquelles il ne faut pas déroger sous peine de sanctions très sévères. Guide.

Il ne s’agit pas de pointer du doigt les patrons malhonnêtes, mais d’éviter à tous les autres, la très grande majorité, tout oubli dont les conséquences peuvent être extrêmement dommageables : une embauche jugée irrégulière se rapporte aux fraudes relevant du travail illégal défini par la loi n° 2005-882 du 2 août 2005.

Cette infraction, qui en globalise d’autres (travail dissimulé, cumul irrégulier d’emplois, prêt illicite du personnel etc…) est passible d’une amende, d’une peine d’emprisonnement et d’une interdiction d’exercer l’activité !

Pour éviter d’en arriver là, répertoriez très scrupuleusement les obligations administratives qui accompagnent l’acte d’embauche : dans les huit jours avant le début du contrat de travail, l’employeur doit adresser une déclaration d’embauche auprès de l’Urssaf. Le DUE (déclaration unique d’embauche) regroupe sept formalités.

Dans l’ordre, la déclaration préalable à l’embauche, la déclaration d’une première embauche dans un établissement, la demande d’immatriculation d’un salarié au régime général de la sécurité sociale, la demande d’affiliation au régime d’assurance chômage, la demande d’adhésion à un service de santé du travail, la déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé ou du travail en vue de la visite médicale d’embauche obligatoire, et la liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle de données sociales (DADS).

Le salarié embauché doit recevoir, en retour, un double du document écrit reprenant les informations contenues dans la DUE et adressée à l’Urssaf.

Ensuite, le même salarié doit être enregistré sur le registre du personnel de l’entreprise et sur le livre de paie.

Précision : les employeurs gérant une entreprise de moins de dix salariés peuvent utiliser des titres emploi service entreprise (TESE) pour réaliser l’ensemble des formalités sociales préalables à l’embauche.