Le dossier de l’employé au Québec et les obligations légales

La procédure d’embauche exige de s’acquitter de différentes obligations. Par conséquent, la branche des ressources humaines d’une entreprise doit se charger des dossiers de tous les employés. Par ailleurs, cette branche est régie par le Code du travail. C’est la loi principale qui encadre les relations de travail au Québec. Toutefois, force est de préciser que ce document ne dicte pas les conditions de travail.
employe
Ces derniers apparaissent dans les conventions collectives, qui sont négociées par les parties syndicales et patronales. Le Code de travail ne régit que la formation des associations de salariés ainsi que leur reconnaissance officielle par voie d’accréditation.

La conservation des dossiers physiques de l’employé

La branche des ressources humaines est chargée du recrutement du personnel répondant aux besoins de l’entreprise. Pour une gestion efficace des dossiers, le département peut s’équiper d’un logiciel de gestion ou progiciel rh. Le département prend en charge la réception des dossiers des candidats et leur conservation. Pour chaque employé, les responsables conservent les dossiers physiques qui comprennent tous les documents touchant l’évolution professionnelle d’un salarié, quelle que soit sa catégorie, ainsi que les documents administratifs liés à la paie. Les responsables sont soumis à une obligation de confidentialité et de transparence sur le dossier de chaque salarié. L’usage des informations qui y sont marquées ne doit être qu’à titre professionnel uniquement.

Quels sont les renseignements contenus dans le fichier ?

Le fichier physique de chaque employé devra contenir des informations personnelles et professionnelles sur la personne concernée. Il contiendra ainsi :

– ses coordonnées: nom, date d’anniversaire, adresse personnelle, statut matrimonial, numéros de téléphone et numéro d’assurance sociale
– les renseignements personnels inscrits sur les documents administratifs. C’est-à-dire les fiches de notation, les activités de formation, les contrats d’assurance, une éventuelle entente de départ à la retraite ou encore les déductions et les prélèvements.

Ces informations sont conservées pour des fins purement professionnelles. Il peut s’agir :

– du suivi de l’évolution de la carrière d’un salarié
– du traitement de la paie en tenant compte des avantages sociaux
– de la bonne gestion de la retraite

La notion de « loi sur les normes de travail » pour les travailleurs au Québec

La « loi sur les normes du travail » au Québec a pour vocation la protection des salariés, en imposant des conditions de travail minimales. Elle indique ce qui est légalement acceptable dans la région en ce qui touche la rémunération d’un salarié, le volume horaire hebdomadaire, les congés et les ruptures de contrat. Par conséquent, un employeur ne peut proposer des conditions de travail moins bonnes que celles prévues par cette loi. Par contre, il peut offrir des conditions plus avantageuses à ces salariés.

La loi sur les normes du travail s’applique généralement à tous les salariés au Québec, bien qu’il existe des personnes qui ne sont pas concernées, telles que les salariés qui travaillent dans une entreprise fédérale (pour ces salariés, c’est le Code de travail canadien qui s’applique). Afin d’optimiser la gestion des ressources humaines, le dynacom solution RH peut s’avérer être un outil efficace.

Post author