Le Coffre-fort Electronique

3. La dématérialisation croissante des documents : le développement croissant des coffres-forts

Les offres de coffres-forts électroniques se diversifient (A), mais les copies numériques ne valent pourtant pas toujours les originaux (B).

A.    La multiplication des offres de coffres-forts électroniques

Banques, mutuelles, assureurs, mais aussi sites spécialisés proposent des espaces de stockage virtuels permettant de protéger et d’archiver des documents numériques. Gratuites ou payantes, ces offres varient en termes de capacité de stockage et de services proposés.

Ainsi, la mutuelle MMA a récemment lancé un tel service, ouvert à tous gratuitement, mais dans une limite de stockage de 100 mégaoctets, et en illimité pour ses assurés. L’assureur Allianz a, lui, conçu un produit avec Air France : un coffre-fort « communiquant »  puisque votre opérateur téléphonique pourra, par exemple, y adresser les factures.

Par ailleurs, le groupe La Poste a également récemment son coffre-fort numérique baptisé Digiposte, destinés aux professionnels et particuliers.

Enfin, il existe aussi des sites Internet spécialisés, comme myarchivebox.com. A noter que le gouvernement s’est également lancé en offrant à tous un espace gratuit sur mon.service-public.fr.

B.    Des copies valant des originaux ?

Les fichiers numériques issus de documents papier scannerisés ont juridiquement la valeur d’une copie. En justice, votre adversaire peut donc en contester la sincérité et la fidélité. Bataille d’experts en perspective ! Ces derniers regardent notamment les conditions de conservation de la copie. L’avoir gardée dans un coffre-fort virtuel sous forme d’un document type PDF atteste au moins la date du fichier numérique et son absence de modification depuis.

Un coffre-fort électronique permettra également à une société de supprimer les risques de perte ou de destruction des données, de mettre en place une structure d’archivage de document à valeur juridique, de garantir l’intégrité de l’information, d’avoir un accès en ligne permanent aux documents, et bien entendu de limiter l’accès aux seules personnes habilitées dans un évident souci de sécurité.

Il conviendra aussi de noter que ni la Loi, ni la Jurisprudence n’ont encore eu à se prononcer sur ce nouveau système de conservation des données, et que la CNIL, si elle a déjà rendu quelques délibérations évoquant le sujet, n’a pas encore rendu de décision spécifique en la matière.